はじめに
私たち自身も小規模企業者として会社のお金をどう使うか、日々考えながら過ごしています。
その中で見つけたお役に立てそうな情報を共有したいと思います。
今回は、法人デビットカードを経費精算に使うメリットをご紹介。忙しい中小企業・小規模企業者の皆さんにこそ活用していただきたいキャッシュレスの取組みです。もちろん経費の予算を厳守したい経理部長にもおススメです。
(その前に…法人クレジットカード、法人デビットカード、法人プリペイドカードの違い、中小企業・小規模事業者の皆さんにおすすめについて知りたい方はこちらのブログをどうぞ)
従業員の現金立替の負担感を軽減
従業員が経費を立て替え、月に1回、もうしくは2回精算するという会社も多いのではないでしょうか。
例えば、月に1万円程度の現金立替をしていたとすると、年にすると12万円の立替が発生していることになります。
もちろん経費精算が遅延すれば従業員への支払いも遅延することになります。小さな出費でも従業員の経済的負担があるということは否めないでしょう。
従業員の負担を減らすために、その都度精算をしていたとします。
すると、今度は経理部の業務が増えることになりますので、負担が移動しただけとなってしまうかもしれませんね。
従業員への現金立替の返金コストの削減
従業員への返金するコストも軽視できません。1回の振込手数料は数百円の少額でも、ちりも積もれば相当な額になります。
また、振込手数料の裏に隠れている見えないコスト＝経理部門の振込み業務も忘れてはいけません。その両方のコストをなくすことができるでしょう。
経理部門の負担軽減
経費精算書の確認、領収書との照合、間違えていた経費精算に関するやりとり、現金立替の返金業務など…細かな業務が数多く存在しますが、それらを軽減することができるでしょう。
履歴が残る(＝追跡ができるお金)
会社の口座から引き落とされるカードを配布するのが不安と言われる方もまだ多いのですが、誤使用や不正利用を防ぐ設定をしてあげれば、履歴が残る法人デビットカード利用の方が実は安心・安全ではないか、と私たちは考えます。
会社から配布され、履歴が残る、管理されている法人デビットカードでの経費利用だと、正しく使おうという気持ちになる効果もあるのではないでしょうか。
Control⁺の画面
データを連携による工数削減、ミス軽減
経費精算をためてしまった…というご経験はありませんか？経費精算は実は時間とコストが掛かっています。もちろん、経費精算する側もですが、提出された経費精算書を確認する側もです。手入力はミスも発生しますし、当然のことながら経費精算に時間掛けても売り上げにはつながりません。
経費が発生しているということは、ビジネスが動いているという風にも捉えることができます。忙しい営業担当が経費を使のは自然なことで、自分の業務外の経費精算が後回しになるというのも自然なことのように感じます。
法人デビットカードの利用データを経費精算に取り込むことができれば、入力は最低限で済み、ミスもなくなるでしょう。
経費の把握
法人デビットカードの良さは即時に引き落としされることです。(法人クレジットカードだと利用明細が届くまでのタイムラグが発生するケースが多いようですね)
経費がどのくらい使われているか、ざっくりと分かるようになります。
キャッシュレスのお財布のようなものなので、自分の会社のお財布(口座)からどれだけ経費が使われたかが分かるのは経理部門、経営層にとってメリットとなるでしょう。
現金立替の場合、1か月後に経費の総額が分かるということも往々にしてあるようですね。
弊社の場合は…このような流れで導入しました。
結果、従業員が経費精算するのは稀に発生するものだけ(コインパーキングなど)になっています。
まとめ
今回は、中小企業・小規模企業者の方に向けて、法人デビットカードを経費精算に活用するメリットについてお伝えしました。
実際にどう使うのか、仕訳はどうするの？などなど、今後もブログでご紹介していきたいと思います。
皆さんの会社の経費マネジメントはどうされていますか？
全ての会社にある経費精算業務。業務の見直しまで手が回らない会社も多いのではないでしょうか。
佐山経済研究所では、 経費精算システムの開発経験と多くの会社の業務をサポートしたからこそ提供できるアドバイスを提供しています。お気軽にお問い合わせください。
